個人番号の提供を拒否されたときの記録の方法について

平成28年1月以後に個人番号の提供を求めたところ拒否されたため、その経過等を記録するためのひな型を掲載します。
ファイル上で一覧にして保存しておきたいという場合には、別途エクセル等により「個人番号の提供を拒否された経過等記録簿」を作成しておくことがおすすめです。

【個人番号の提供を拒否された経過等メモ】
拒否された日：　　　　　年　　　　月　　　　日
・拒否した人：□本人　□本人以外の代理人（　　　　　　　　　　　　　）
個人番号の記載は、法律 (所得法等) で定められた義務であることを説明
・説明した日：　　　　　年　　　　月　　　　日　・方法：□面談　□電話　□書面
・説明した人：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・説明受けた人：□本人　□本人以外の代理人（　　　　　　　　　　　　　）
それでも拒否された日：　　　　年　　　　月　　　　日
・拒否した人：□本人　□本人以外の代理人（　　　　　　　　　　　　　）

（参考）
○源泉所得税関係に関するFAQ／国税庁HP
http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm

（1）扶養控除等申告書関係

Q1-18　従業員から個人番号の提供を拒否された場合、どのように対応すればよいですか。

（答）
個人番号の記載は、法令で定められた義務であることを説明し、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

なお、平成27年12月以前に扶養控除等申告書の提出を求める場合には、法令上、当該申告書には個人番号の記載義務がありませんので、個人番号の提供を拒否された場合であっても、その経過等を記録する必要はありません。

○「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」 に関するＱ＆Ａ（平成26年12月11日）（平成27年10月５日更新）／特定個人情報保護委員会HP
http://www.ppc.go.jp/legal/policy/faq/

４：個人番号の提供の要求
Ｑ４－６　従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。

Ａ４－６　法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません（国税庁ホームページ「法定調書に関するＦＡＱ」（Ｑ１－３）参照）。（平成27年10月追加）

なお、このひな形を使用したことによる一切の責任は負いません。自己責任のもと、ご利用ください。