マイナンバー 中退共の退職金を請求する際にも記載が必要
1月スタートのマイナンバー制度、企業においては税と社会保険における様々な手続きにおいて番号の記載が必要となります。これらの目的以外にマイナンバーが記載された書類を取り扱うことはありませんが、税が関連するものとして、本日は中小企業退職金共済（中退共）導入企業における注意点を取り上げましょう。
中退共を導入している場合には以下の2つの注意が必要になります。
- 直接的には従業員に関係がある内容で、平成28年1月1日以後に退職等の事実が生じた従業員について、退職金等の支給時に税務署等に法定調書を提出する場合は、従業員本人のマイナンバーを記載する必要があります。そのため、従業員は請求の際、添付書類として、マイナンバーの番号確認書類および身元確認書類を提出することになっています。
- 企業に関係してくる内容として、平成28年4月以後、企業が中退共本部に提出する「退職金共済手帳（3枚綴）」の2枚目「被共済者退職届」に、対象となる従業員のマイナンバーを記入する予定になっています。これは関係法令等の改正に併せて行われますが、現在、マイナンバーの取扱いについて就業規則等の規程を変更される予定の場合は、再度、変更が必要になる見込みです。
詳細については中退共ホームページにある「社会保障・税番号（マイナンバー）の取得について」を確認し、最新情報にアンテナを張っておきたいものです。
参考リンク
中退共「社会保障・税番号（マイナンバー）の取得について（お知らせ）」[PDF]
よくある質問
Q. 中退共の退職金請求でマイナンバーは必ず必要ですか。
退職金等の支給時に税務署へ法定調書を提出する場合、従業員本人のマイナンバーの記載が必要です。従業員は請求の際、番号確認書類と身元確認書類を提出することになります。
Q. 誰のマイナンバーを、どの書類に記載しますか。
記載するのは退職する従業員本人の番号です。企業側は中退共本部へ提出する「退職金共済手帳（3枚綴）」の2枚目「被共済者退職届」に、対象となる従業員の番号を記入します。
Q. 従業員がマイナンバーの提供を拒否したらどうなりますか。
まず法令上必要である旨を説明し提供を求めます。それでも得られない場合は、提供を求めた経緯を記録として残しておきます。記載がなくても手続き自体は受理されますが、法定調書の提出義務は企業側に残ります。
場面別 マイナンバー記載の要否（早見表）
| 場面 | マイナンバー | ポイント |
|---|---|---|
| 従業員の退職金請求（法定調書を提出） | 必要 | 本人の番号＋番号確認・身元確認書類 |
| 企業が中退共へ提出する被共済者退職届 | 必要 | 退職金共済手帳の2枚目に記入 |
| 従業員が提供を拒否 | 記載なしでも受理 | 求めた経緯を記録に残す |
実務で押さえておきたい保管・規程の注意
マイナンバーは特定個人情報として、利用目的の範囲でのみ取得・利用し、安全管理措置（アクセス制限・保管・廃棄のルール）を講じる必要があります。中退共の手続きに合わせて、就業規則やマイナンバー取扱規程を整備・見直ししておくと、退職手続きの際に慌てずに対応できます。
